Sistema de almacenamiento de exámenes
Los originales de los alumnos deben ser custodiados y estar disponibles durante el tiempo legalmente establecido, al menos, y de acuerdo con el dictamen del asesor jurídico de la Universidad, mientras los alumnos no puedan autenticar las copias escaneadas mediante firma electrónica.
El procedimiento debe ser lo suficientemente flexible para facilitar el almacenamiento de los exámenes después de cada sesión, la recuperación eventual de originales en cualquier momento y la eliminación de los originales una vez finalizado el plazo legal de conservación de los mismos.
Lo más sencillo es apilar los exámenes de cada semana en un compartimento independiente y mantener en compartimentos contiguos todas las convocatorias correspondientes a un mismo año. De esta manera resulta una fila de cinco compartimentos de tamaño variable , uno para cada una de las convocatorias de febrero (2), junio (2) y septiembre (1).
Apilando tantas filas como años haya que conservar los originales, 4 ó 5, de acuerdo con el dictamen del asesor jurídico, se obtiene (suponiendo que el primer año de almacenamiento es el 2011) una estructura como ésta:
La altura máxima del armario sería de 125 cm (cinco compartimentos de 25 cm) y el fondo de 35 cm. La base de los compartimentos y por tanto la del armario, estará en función del tamaño del centro y, por tanto, del número de hojas a almacenar en cada convocatoria. Entre compartimentos deberá preverse un separador móvil para optimizar el espacio.
Así, a un centro de tamaño medio (hasta 1500 alumnos), le correspondería, de acuerdo con los datos recogidos en las últimas experiencias con la valija de retorno, una base de armario de 1.5 metros aproximadamente, con lo que la estructura necesaria sería la siguiente:
- Altura = 125 cm
- Profundidad = 35 cm
- Base = (número de alumnos / 1000) m
Los exámenes correspondientes al primer año se almacenan en la primera fila, los del segundo en la segunda y así sucesivamente hasta llegar al sexto año, en el que ha finalizado el plazo legal de conservación de los exámenes de la fila 1, que pueden ser ya desechados, quedando espacio para los exámenes del año en curso y así sucesivamente.
Procedimiento de recogida:
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Los exámenes entregados por los alumnos en una sesión determinada se van apilando a medida que se escanean.
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Una vez entregados todos los exámenes y apilados, el paquete resultante se fija e identifica con ayuda de una cinta y de la etiqueta proporcionada por el sistema, que también indicará la fila y la columna en la que el paquete debe colocarse. Esto es válido para cada uno de los puestos de recogida de exámenes en el supuesto de que haya más de uno.
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Los paquetes se colocan lateralmente, de forma que la base mayor del paquete sea perpendicular a la base del compartimento y la cara menor del paquete, en la que irá la etiqueta identificativa, sea la que quede visible.